PRIVACY POLICY

Application: Apatek DMS (DMS-HBC)
Last updated: September 15, 2026

Welcome to Apatek DMS. We are committed to protecting your privacy and personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and safeguard user information when you use the Apatek DMS mobile application on iOS and Android devices.

1. Purpose and Scope of the Application

Apatek DMS is an enterprise B2B Distribution Management System (DMS) application designed exclusively for businesses, distributors, sales supervisors, and field sales representatives.

Important Notice on User Accounts: This application does not support public self-registration for individual consumers. All user accounts are provisioned, assigned, and managed directly by the enterprise/organization administrator to employees and authorized distributors for work assignments.

2. Information and Data We Collect

To support internal operational workflows, the application collects and processes the following categories of data:

Account and Employee Information: Full name, employee ID, work phone number, work email, job title, assigned sales territory/distributor provided by the enterprise administrator.
Geographic Location Data (Location / GPS):
- Purpose: To verify field sales representatives' physical presence during Check-in / Check-out at retail outlets/stores along scheduled sales routes (MCP), calculate distances, and provide store navigation assistance.
- Timing: Location is only accessed when granted by the user and during active execution of store visit workflows or field duty check-ins.
Camera and Photos:
- Purpose: To capture photos of product merchandising displays, store signage, market survey compliance, and delivery receipt/order documents.
- The application does not access the camera or photo library without direct user interaction.
Business and Transaction Data: Sales orders, outlet details, inventory stock counts, survey responses, and KPI performance metrics.
Device and Technical Information: Device model, iOS version, IP address, and crash logs to ensure system reliability and security.

3. How We Use the Information

Collected information is used strictly for legitimate enterprise management operations:

Delivering and operating core distribution management, ordering, and customer visit features.
Verifying transparency and authenticity of store visits via GPS coordinates.
Assessing product merchandising execution and trade promotion compliance via photos.
Maintaining transactional records for audit, reconciliation, and internal business reporting.
Ensuring technical stability, error diagnostics, and application security.

                No Advertising & No Cross-App Tracking: We never sell, rent, or share personal
                or location data with third-party advertising networks. We do not track users across apps or websites
                owned by other companies.
            

4. Third-Party Data Sharing

Data is only shared within limited operational scopes:

Direct Employer / Enterprise: Authorized administrators and management of the contracting enterprise.
Infrastructure Providers: Secure cloud database hosting and mapping services (Google Maps API) for routing and navigation.
Legal Requirements: Disclosed only when strictly required by applicable legal regulations or authorized law enforcement requests.

5. Account & Data Governance (App Store Guideline 5.1.1(v) Compliance)

Because Apatek DMS is a specialized enterprise management tool containing legally binding transactional, sales, and accounting records:

Account Ownership: User accounts are owned and provisioned by the employing enterprise. In-app self-deletion of accounts is disabled to preserve the enterprise's audit trail, order history, and financial records.
Employee Offboarding / Termination: When an employee departs or changes roles, the enterprise administrator deactivates/revokes account access via the central admin web console.
Data Retention: Business transactions and operational records are retained in accordance with the enterprise's corporate retention policies and statutory accounting laws.

6. User Control and Permissions

Device Permissions: Users can grant or revoke Location and Camera permissions at any time in their iOS device's Settings.
Information Review: Users may review their assigned profile and report data discrepancies to their enterprise administrator.

7. Contact Information

For inquiries regarding this Privacy Policy or technical support, please contact:

Development Team: Apatek DMS Technical Team
Support Email: Quan.nguyen@apatek.com.vn
Hotline: (+84) 901239555
Address: B1811, Violet 2 Street, Vinhomes Gardenia, Ham Nghi, Nam Tu Liem, Hanoi, Vietnam

CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ

Ứng dụng: Apatek DMS (DMS-HBC)
Cập nhật lần cuối: Ngày 15 tháng 09 năm 2026

Chào mừng bạn đến với ứng dụng Apatek DMS. Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư và thông tin cá nhân của bạn. Chính sách Quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng khi sử dụng ứng dụng di động Apatek DMS trên hệ điều hành iOS và Android.

1. Mục đích và Phạm vi ứng dụng

Apatek DMS là ứng dụng phần mềm doanh nghiệp (B2B Enterprise Application) phục vụ quản trị phân phối, bán hàng và quản lý tuyến thị trường.

Lưu ý về tài khoản người dùng: Ứng dụng không mở tính năng tự đăng ký tài khoản công khai cho người dùng cá nhân. Tất cả các tài khoản đăng nhập đều là tài khoản nội bộ do Doanh nghiệp / Tổ chức quản lý trực tiếp khởi tạo và cấp phát cho nhân sự, nhà phân phối hoặc đại diện bán hàng để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2. Thông tin và Dữ liệu chúng tôi thu thập

Để phục vụ vận hành các quy trình nghiệp vụ nội bộ, ứng dụng thu thập và xử lý các nhóm dữ liệu sau:

Thông tin tài khoản và nhân sự: Họ tên, mã nhân viên, số điện thoại, email công việc, chức vụ, bộ phận hoặc nhà phân phối trực thuộc do quản trị viên doanh nghiệp thiết lập.
Dữ liệu Vị trí địa lý (Location / GPS):
- Mục đích: Xác thực vị trí thực tế của nhân viên khi thực hiện Check-in / Check-out tại điểm bán/cửa hàng trong tuyến bán hàng (MCP), tính toán khoảng cách và hỗ trợ điều hướng tuyến bán hàng.
- Thời điểm thu thập: Chỉ thu thập khi người dùng cấp quyền và chủ động thực hiện tác vụ nghiệp vụ viếng thăm điểm bán hoặc tác vụ định vị vị trí công tác.
Hình ảnh và Máy ảnh (Camera & Photos):
- Mục đích: Chụp ảnh trưng bày hàng hóa tại điểm bán, ảnh chụp biển hiệu cửa hàng, khảo sát thực địa và đính kèm hóa đơn/chứng từ giao nhận.
- Ứng dụng chỉ mở máy ảnh hoặc thư viện khi có sự thao tác trực tiếp của người dùng.
Dữ liệu nghiệp vụ và giao dịch: Đơn đặt hàng, thông tin khách hàng/đại lý, số liệu tồn kho kiểm đếm, kết quả khảo sát và báo cáo doanh số/KPI.
Thông tin thiết bị và hệ thống: Model thiết bị, phiên bản iOS, địa chỉ IP, nhật ký lỗi (Crash logs) để đảm bảo tính ổn định và bảo mật kỹ thuật.

3. Cách thức sử dụng thông tin

Thông tin được thu thập chỉ phục vụ riêng cho các mục đích quản trị kinh doanh hợp pháp của Doanh nghiệp:

Cung cấp và duy trì hoạt động của hệ thống quản lý phân phối, đặt hàng và viếng thăm khách hàng.
Kiểm tra, xác thực tính minh bạch của các lượt viếng thăm tại điểm bán qua định vị GPS.
Đánh giá việc thực hiện trưng bày sản phẩm và chính sách bán hàng qua hình ảnh thực địa.
Lưu trữ lịch sử giao dịch phục vụ đối soát, thống kê và báo cáo quản trị nội bộ.
Bảo đảm an toàn thông tin và hỗ trợ xử lý lỗi kỹ thuật của ứng dụng.

                Cam kết không quảng cáo & Không theo dõi chéo (No Tracking): Dữ liệu hoàn toàn không
                bao giờ được chia sẻ, cho thuê hay bán cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích quảng cáo hoặc theo dõi
                người dùng giữa các ứng dụng khác.
            

4. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu chỉ được truy cập bởi:

Đơn vị quản lý trực tiếp: Bộ phận quản trị, ban giám đốc và các cấp quản lý có thẩm quyền của doanh nghiệp cấp tài khoản.
Nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật: Hạ tầng lưu trữ đám mây bảo mật và dịch vụ bản đồ (Google Maps API) nhằm phục vụ chức năng hiển thị bản đồ và định tuyến.
Cơ quan pháp luật: Chỉ khi có yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan chức năng có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

5. Quản lý Tài khoản và Lưu trữ dữ liệu (Account & Data Governance)

Do Apatek DMS là hệ thống quản lý kinh doanh doanh nghiệp chứa dữ liệu lịch sử giao dịch, hóa đơn và chứng từ bán hàng có tính pháp lý:

Quy định về tài khoản: Tài khoản người dùng thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp cấp phát. Người dùng không thể tự ý xóa tài khoản trực tiếp trong ứng dụng nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu báo cáo, đơn hàng và lịch sử kiểm toán của doanh nghiệp.
Quy trình khi chấm dứt hợp đồng/nghỉ việc: Khi nhân viên kết thúc công việc hoặc thay đổi nhiệm vụ, Quản trị viên (Admin) của doanh nghiệp sẽ thực hiện vô hiệu hóa (Deactivate / Revoke) quyền truy cập của tài khoản đó trên cổng quản trị trung tâm.
Thời gian lưu trữ: Dữ liệu giao dịch và lịch sử hoạt động được lưu trữ theo quy chế lưu trữ hồ sơ tài chính/kế toán nội bộ của Doanh nghiệp và quy định của pháp luật hiện hành.

6. Quyền kiểm soát của người dùng

Quyền riêng tư thiết bị: Người dùng có thể chủ động bật/tắt quyền truy cập Vị trí (Location) và Máy ảnh (Camera) bất kỳ lúc nào trong mục Cài đặt (Settings) của thiết bị iOS.
Kiểm tra thông tin: Người dùng có quyền xem lại thông tin cá nhân và lịch sử thao tác của mình trên ứng dụng hoặc phản ánh với quản trị viên nếu có sai sót dữ liệu.

7. Thông tin liên hệ hỗ trợ

Mọi thắc mắc liên quan đến chính sách quyền riêng tư hoặc các vấn đề kỹ thuật của ứng dụng, vui lòng liên hệ:

Đơn vị phát triển: Đội ngũ Kỹ thuật Apatek DMS
Email hỗ trợ: Quan.nguyen@apatek.com.vn
Hotline: (+84) 901239555
Địa chỉ: B1811, đường Violet 2, KĐT Vinhomes Gardenia, Hàm Nghi, Nam Từ Liêm, Hà Nội